Columbus IT propone “Enterprise Purchase-to-pay Process”

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En un contexto de globalización de los mercados donde la emersión de nuevos escenarios económicos, de nuevas culturas y competidores pasa ser la constante, la gestión eficiente de los departamentos de compras de las empresas toma la iniciativa en la elaboración de métricas que les van a permitir verificar su eficacia. Para abordar esta cuestión, la Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamiento (AERCE) celebró la semana pasada en Barcelona la jornada “Los Retos de la Globalización en la Gestión de Compras”, centrada en los departamentos de procurement de las empresas, en la que Columbus IT destacó su estrategia fundamentada en el intercambio de información interdepartamental entre finanzas y compras, y en la implementación de mecanismos  de productividad como Enterprise Purchase-to-Pay Process, desarrollado por la compañía.

En su intervención, Joan Carles Sanjurjo, Director Comercial de Columbus IT, aludía a una problemática que afecta a prácticamente el cincuenta por ciento de las empresas internacionalizadas: la desconexión entre los departamentos de finanzas y compras. “Solo el 52 por ciento de los departamentos de procurement o compras colaboran con sus respectivos departamentos financieros en el desarrollo de sinergias; una situación que tiene mucho que ver con el mapa de poder que existe dentro de cada organización.”

Con ello, Sanjurjo admite que resulta difícil culpar a los proveedores que creen que resulta más provechoso negociar con Finanzas que con Procurement, al tiempo que señala que solo a través de una conexión interdepartamental basada en compartir lenguaje, reporting y objetivos se alcanzará el éxito en la sincronización de contratos y pedidos de una compañía. “Mediante la compartición del reporting, la empresa cede un mayor protagonismo al departamento de compras, en tanto que Enterprise Purchase-to-pay Process, desarrollado por Columbus IT, va a apoyar a los departamentos de compras con herramientas con las que el proveedor comparte información y permite sincronizar los procesos de pedidos y contratos, y optimiza a su vez la gestión de los cobros”, afirmaba Joan Carles Sanjurjo.

Por su parte, Joan Company, IT Manager de la subsidiaria española de la empresa gasística Primagas, con sede en Holanda, contando con la colaboración de Joan Carles Lozano, Country Manager de Columbus IT, desvelaron las potencialidades y beneficios derivados de la implementación de Micrososft Dynamics NAV en el entramado operativo de un negocio complejo como el almacenamiento y distribución de gas propano. En su papel de profundo conocedor del caso por haber dirigido personalmente el proyecto de implementación del ERP de Microsoft Dynamics en la sede española de Primagas, Lozano fue el encargado de revelar las claves relacionadas con los procesos de distribución del propano dentro del entramado comercial de Primagas, afrontando diferentes retos relacionados con la globalización de los departamentos de compras y la gestión de una cadena de suministro con carácter global, pasando por el cumplimiento regulatorio, un importante incremento de la aproximación con su red de instaladores, y el acompañamiento al crecimiento de la compañía.

De acuerdo con Company, las necesidades de mejora de los sistemas de gestión de la multinacional de distribución de gas –que en España factura del orden de 30 millones de € y da servicio a más de 12.000 clientes- pasaban por unir, en una única base de datos centralizada, todos los procesos comerciales de la gasística, afectando a su vez al total de delegaciones europeas y a sus empresas colaboradoras. Así, Primagas inició el proceso de unificación de metodologías y herramientas en sus cuatro áreas de negocio: almacenamiento y distribución de gas para la industria, gas a granel canalizado para particulares, ejecución de proyectos de instalación en obras civiles, y la compra de gas a los productores que, al estar sometido a las fluctuaciones de los mercados del crudo y del cambio de divisas, se corresponde, a menudo, con un área de negocio para la compañía.

“Una empresa que no disponga de un sistema de información global, dotado de herramientas que sean capaces de conocer su estado y permita realizar una gestión corporativa desde una perspectiva general, es difícilmente administrable”, señalaba el máximo responsable de Columbus IT en España, al tiempo que afirmaba que, tras el proceso de unificación de las bases de datos en un único repositorio, el siguiente reto que presentaba el proyecto de Primagas, pasaba por la calidad de los datos. Un aspecto que afectaba directamente a la operativa del departamento de compras. “Primagas necesitaba alcanzar el máximo nivel de predictibilidad proporcionando respuestas inmediatas a una demanda altamente sensible a la situación interna de cada mercado, y sometida constantemente a fluctuaciones en el consumo por causa de otros factores como la climatología o las crisis económicas, al tiempo que apostaba por ganar eficiencia en la capacidad de la propia compañía a la hora de prever stocks y  proyectos de instalaciones”, puntualizaba Company.

Además de incorporar un modelo de reporting común y homogéneo para todas las subsidiarias de Primagas en Europa, la implementación de Microsoft Dynamics AX y NAV ha conllevado la mejora de la calidad de sus servicios, dado que controla la predictibilidad en el rellenado de los depósitos con una mayor precisión; es capaz de realizar sus compras de una manera más eficiente al haber eliminado las roturas de stocks; y ha acercado la operativa de gestión de NAV a su red de colaboradores, a quienes proporciona información puntual y precisa a través de su portal corporativo. Asimismo, la escalabilidad del sistema permite a Primagas crecer, dado que gestiona en la actualidad un negocio que se ha triplicado desde su implementación, en tanto que su motor documental permite almacenar, localizar y gestionar planos pertenecientes a cualquier instalación de todos y cada uno de los países en que opera, con la finalidad de resolver averías e incidencias con la máxima celeridad. “El caso de Primagas pone de manifiesto que alcanzar la eficiencia en la gestión de las compras proporciona un mayor nivel de rendimiento y eficiencia en las adquisiciones, lo cual se refleja en la mejora de los márgenes del negocio”, concluye el directivo.

Fuente: Bambú Comunicación.

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