¿Se pueden lograr los beneficios que espera la organización sin que esté preparada?

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Por: Martín Gonzales

Gerente Senior de IT Advisory en EY Ecuador

martin.gonzales@ec.ey.com

Muchas organizaciones fallan ejecutando su estrategia porque no cuentan con información correcta y oportuna. Un software que integre abastecimiento, producción, logística, inventario, ventas y contabilidad alivia este problema; sin embargo, su identificación (para saber cuál requiere la organización), implementación (para lograr los objetivos de eficiencia, inversión, tiempo y retorno) y sostenibilidad (para garantizar la eficiencia futura) se vuelve un dolor de cabeza por el riesgo que implica la inversión, las altas expectativas de la dirección, las dudas para elegir el software correcto y la incertidumbre durante  su implementación.

Por los casos fallidos de implementación se ha formado un grupo de opinión que considera que el software no sirvió para lo que necesitaban; y otro contrario, que considera que la organización falló porque no planificó ni ejecutó adecuadamente esta inversión; es así que el 73% de las implementaciones de software no logran un retorno positivo de su inversión (Fuente: Computer Economics 2017) por la resistencia al cambio de sus involucrados, fallas en la migración de datos, falta de metodología de control de cambios o alcance del proyecto.

Estas causas de falla pueden solucionarse planificando y ejecutando el proyecto con recursos idóneos. Haciendo una analogía, si alguien desea construir una casa a la medida de sus necesidades, presupuesto y tiempo; entonces necesitará planificar, identificar y escoger los materiales, el mejor arquitecto y el mejor ingeniero. Es lo mismo para el software.

La organización deberá considerar el mejor software e implementador que transforme sus requerimientos en las condiciones presupuestales y tiempo que ha establecido para su inversión; consecuentemente, para que tome una decisión informada y seleccionarlo, se deben satisfacer en conjunto los siguientes criterios:

  • Cumplir los requerimientos funcionales y técnicos.
  • Tener el reconocimiento en el mercado
  • Contar con experiencia y presencia local
  • Tener la capacidad administrativa, técnica y operativa para brindar servicios de implementación, configuración y desarrollo; soporte y estabilización confiable a través de un modelo de servicio (On-Premise, Infraestructura como Servicio o Plataforma como Servicio) alineado a la arquitectura tecnológica de la organización.

Las condiciones de estos criterios deben establecer las expectativas y necesidades de cada organización, definiendo un proceso de selección de software único que considere:

  1. Definir estrategia de selección para acordar criterios de evaluación, identificar requerimientos funcionales y técnicos y documentar el “Request for Proposal”.
  1. Evaluar software e implementador con la confirmación de credenciales, análisis de propuestas técnicas y económicas y demostraciones, que deben ser funcionales (nunca comerciales) basadas en casos de prueba específicos diseñados para los requerimientos funcionales críticos.
  1. Seleccionar y negociar considerando las brechas entre lo requerido por la organización y lo ofrecido por el proveedor, las aclaraciones de la propuesta y la estrategia para negociar precio.

¿Y la implementación? ¿Qué considerar para planificarla y ejecutarla? ¿La organización está preparada? o ¿Qué hacer para prepararse y no fallar en el camino? Antes de iniciar el proyecto, la organización debe mejorar sus políticas, procesos y datos; y durante la implementación debe activar un programa de gestión de cambio y de gestión de proyecto para evitar ser parte de la estadística de implementaciones fallidas por cometer errores como considerar la implementación como proyecto de TI y no del negocio, creer que el software soluciona la falta de procesos y políticas, modificar el software para ejecutar procesos para los cuales no fue concebido, no considerar a los usuarios durante la implementación o utilizar datos no depurados.

Como para construir una casa se necesitan conocimientos de arquitectura e ingeniería entonces para la selección e implementación del software necesitará tener un equipo multidisciplinario que conozca su industria, geografía, procesos, datos, desarrollo y que anteriormente haya ejecutado exitosamente estos proyectos.

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