Un BPM requiere que los usuarios cumplan con los procesos

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En la Municipalidad de Gualaceo, el departamento de IT implementó una herramienta de Automatización de procesos denominada  Cobus BPM para automatizar  los procesos de gestión documental principalmente para trámites ciudadanos de la Dirección de Planificación y la Unidad de Avalúos y Catastros; y la automatización del proceso de adquisición para los usuarios internos de la institución. 

Yadira Cevallos, jefe de Gestión Tecnológica del Municipio de Gualaceo, menciona que los trámites de adquisiciones pasan por diferentes departamentos  y era necesario identificar responsables, actividades, procesos  y tiempos. Con el BPM se estandarizó y se normaron los pasos a seguir. Los usuarios al interior del municipio deben ingresar el requerimiento, las partidas presupuestarias, los códigos de PC, especificaciones técnicas, análisis de presupuesto referencial para generar el proceso de Adquisición, este ingreso genera un código de trámite que permite al usuario interno consultar su proceso y saber dónde se encuentra, luego del ingreso del proceso pasa a la dirección financiera para que se emita la certificación presupuestaria y posteriormente a Compras quienes clasifican el proceso de acuerdo a lo que establece la Ley de contratación Pública, posterior a ello el usuario requirente elabora la documentación el proceso como son los pliegos, informes, certificaciones y demás para su publicación en el portal del SERCOP, una vez obtenidos los resultados de la publicación como puede ser la adjudicación o la declaración de desierto, según sea el caso, se procede al pago y su registro contable, finalizando el proceso, comenta Cevallos.   

Si se dan retrasos o incumplimiento en las actividades definidas en el proceso de Adquisición, el sistema emite notificaciones al correo institucional del usuario interno.  “Conocemos de manera certera en qué punto del proceso de Adquisiciones se encuentran los trámites, además nos permite conocer los cuellos de botella del proceso y lo más importante con una sola consulta obtener la información completa del proceso de Adquisición y toda la documentación adjunta al trámite”, indica Cevallos. 

Con la implementación se han reducido tiempos, aunque es necesario el compromiso de los usuarios quienes son los que deben dar cumplimiento a cada acción 

Con el módulo de gestión documental, los ciudadanos de esta municipalidad pueden realizar  el ingreso y seguimiento de los trámites tanto de la Dirección de Planificación como de la Unidad de avalúos y catastros,  para conocer en qué fase está su trámite e incluso recibir vía correo electrónico la documentación escaneada.   

El análisis, diseño e implementación de Cobus duró aproximadamente seis meses, tiempo en el que los usuarios conocían y gestionaban la herramienta.  Sin embargo, se han realizado cambios siguiendo la Ley de Contratación Pública, en los que ha participado la Unidad de Gestión Tecnologica y el proveedor a través del contrato de mantenimiento que se da todos los años. 

Para la jefe de Gestión Tecnológica de la Municipalidad de Gualaceo, la implementación de un BPM en general, es positiva y de mucha ayuda para una institución como un municipio, pero el mayor reto es la cultura organizacional que se rehúsa al manejo de herramientas tecnológicas que puedan controlar tiempos de respuesta. “Lo más dificultoso ha sido el control de las tareas y que los procesos que se generan por el usuario sean completamente eficientes en cuanto a tiempo y cumplimiento de tareas”. En este caso particular,  dice, recomendaría que el control, lo lleve un equipo de trabajo externo que haga más eficiente los procesos.  

 DATOS DE INTERÉS 

  • En el 2011, con el apoyo de la Alcaldía de Gualaceo,  la Unidad de Gestión Tecnológica implementa un BPM para adquisiciones y gestión de trámites  
  • Cada año realizan actualizaciones 
  • El último fue con la parametrización del cambio del IVA del 14 al 12% 

 

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