Guía de gestión para proyectos de negocio e IT

Por: Marco Vásquez Chávez
Consultor de Proyectos TIC’s
marco.vasquez@itcxpert.com

Los proyectos basados en TICs generalmente son vistos como una responsabilidad del área de tecnología, pero no hay que perder el enfoque,  un proyecto responde a las necesidades y metas del negocio y a lineamientos de la alta de dirección. A continuación, algunas reflexiones sobre resiliencia en la gestión de proyectos de negocio que requieren apoyo de TICs  y cómo llevarlos adelante elevando su probabilidad de éxito. 

La gestión de un proyecto de negocio tiene una estructura de soporte y responsabilidades: un sponsor o auspiciante empoderado en la organización que goce de la confianza de la gerencia, de manera que asegure la pertinencia, prioridad, recursos y visibilidad del proyecto en todas sus fases. En el día a día, el responsable del proyecto tiene que velar por el negocio pero a la vez, la entrega y correcta aplicación de las herramientas y procesos tecnológicos.  Cada responsable de proyecto conocido también como gestor, gerente o líder del Proyecto o PM, siglas en inglés de Project Manager, debe asegurar  los entregables claramente definidos y documentados. 

Una vez que el proyecto está en marcha, el monitoreo de sus logros, dificultades y acciones es periódico y documentado por los gestores responsables de negocio y de TICs,  pero a la vez, presentado a la alta gerencia a través del comité directivo de TICs que es el responsable del lineamiento y priorización de las iniciativas de TICs.  

Todo proyecto debe ser documentado, ejecutado,  evaluado, presentado,  entregado, cerrado y ceñirse a las metas iniciales y a las métricas de evaluación de las áreas de negocio y TICs 

Acciones

El conocimiento de la función base de la organización y del alineamiento con el proyecto planteado posibilita un cambio en las prácticas tradicionales que se pueden mejorar con acciones claras y puntuales como: 

La rendición de cuentas del proyecto corresponde al negocio y a las  TICs y genera sentido de equipo y pertenencia. 

En las reuniones periódicas de proyecto coordinadas por los Gestores de Proyecto (PM) se deben levantar actas e indicadores de avance actualizados y comunicados luego de cada reunión. 

La evaluación periódica de las listas de entregables con tiempos acordados y nombres de responsables tanto de TICs como de negocio. 

Mantener un Comité Gerencial de TICs para apoyo, priorización y seguimiento de iniciativas y proyectos asociados a TICs.  Para ello, es importante contar con la participación de la gerencia general o presidencia ejecutiva ó en su defecto con una delegación formal de la organización con una comunicación directa y periódica sobre los resultados y actas bajo revisión formal para asegurar compromiso y apoyo de la más alta función de la organización. 

El solicitante, usualmente el negocio,  debe documentar todos sus pedidos, los que deben ser revisados, completados o aclarados si fuera necesario según acuerdos por parte del receptor que usualmente es TICs ó un proveedor bajo coordinación de esta área. El medio, complejidad, formato, etc. son negociables, lo importante es mantener constancia para seguimiento futuro. 

Para mejorar el rendimiento, compromiso y trabajo en equipo se debe reconocer los logros y premiar los triunfos del proyecto por igual dentro del equipo y de la organización.  

Coordinar correctivos y planificar acciones complementarias  

Para evitar o recuperar desfases, errores o falta de definiciones dentro del proyecto se  asigna un responsable de verificación y seguimiento tanto de negocio como de TICs,  usualmente estas funciones las ejecuta el gestor de proyectos quien coordina los correctivos del caso y planifica acciones complementarias. 

Hay un dicho que es absolutamente cierto, lo que no se mide no existe, y en el caso de un proyecto de negocio y de IT  definir métricas de seguimiento luego de la entrega y cierre asegura pertinencia y calidad. Los indicadores a considerar son el tiempo para puesta en marcha, monitoreo y comunicación. Esta retroalimentación permitirá a futuro una mejor calidad en la evaluación temprana, pertinencia y priorización de proyectos similares, asociados o complementarios. 

 

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