La gestión documental es una decisión estratégica

Esteban Sansur, CEO de Inteli 8

La gestión documental se aplica a todas las industrias aunque la mayor experiencia la tienen empresas de seguros, banca, educación y salud. Para los expertos la gestión documental no debe limitarse a ciertos sectores sino aplicarlo a toda la empresa porque todas manejan en mayor o menor volumen datos que se archivan, almacenan y se reutilizan. ¿Qué usuario en una organización no hace uso del correo electrónico de manera diaria para compartir documentos o información, para trabajo colaborativo u otros fines? Si bien es una herramienta habitual de trabajo, varias veces es utilizada para el envío de información sensible para las partes, ¿Quién, estando frente a su computador y visualizando sus carpetas de archivos personales o de trabajo, no ha logrado encontrar en alguna ocasión aquel preciso documento que requiere en ese momento y ha navegado entre una vasta estructura de sub carpetas para tratar de encontrarlo?

Al final es tiempo improductivo y costos ocultos para la organización, de manera que es necesario, la implementación de un plan de contingencia que garantice el manejo adecuado y eficiente de los documentos de la organización.

Para Esteban Sansur, CEO de Inteli8, empresa proveedora de soluciones tecnológicas,  la implementación de un proyecto de gestión documental es una “decisión estratégica corporativa que engloba objetivos claros, asignación de recursos y el compromiso de las áreas en donde se pondrá en producción”. En cuanto al rol del área de tecnología, menciona que este departamento es un apoyo fundamental durante la ejecución del proyecto, convirtiéndose en el ente que asigna los recursos de infraestructura requeridos por el sistema y el personal necesario para poder soportar, en primer nivel, a los usuarios de la organización.

Sansur agrega que, al existir tantos fabricantes de soluciones, tanto propietarias como de código abierto para gestión documental y administración de contenido empresarial, es necesario considerar que:

  • Cuente con alternativas programáticas y no programáticas para poder integrarse con otros sistemas de información empresarial (ERP, HIS, CRM, etc.) para asegurar su permanencia y adaptabilidad, a la par que la organización crece.
  • Sea accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento, independiente del dispositivo usado e inclusive fuera de línea proporcionando una única interface simple e intuitiva, que garantice una alta y rápida adopción por parte de los usuarios.
  • Se enfoque a los metadatos y no a una estructura de carpetas, sitios o librerías, que permita a los usuarios encontrar el contenido requerido sin importar en donde esté almacenado.
  • Minimice e inclusive evite la entrada manual de datos en los puntos de captura documental para evitar errores y reducir el tiempo de carga de información.
  • Funcione de manera sencilla de modo que los usuarios finales puedan proponer mejoras en los procesos diarios.

 

Dejar una respuesta

Please enter your comment!
Please enter your name here