Reingeniería de impresión permite disminuir gastos

Externalizar un servicio es una decisión estratégica del CIO cuyo rol es cada vez prioritario para mejorar procesos y tomar decisiones para  la eficiencia y productividad de las organizaciones.

La contratación de servicios, principalmente en época de crisis, es una estrategia que las empresas utilizan para disminuir costos. Las posibilidades que brinda esta modalidad son amplias y los servicios pueden ser contratados para cualquier área del negocio.

En industrias Ales, compañía agroindustrial ecuatoriana, bajo la dirección del área de Tecnologías de Información y comunicación (TIC´s) contrató servicios de outsourcing de impresión. Por medio de un extenso análisis, la empresa decidió contratar los servicios de la empresa EC Solutions usando sus impresoras RICOH para incorporar centros de copiado en el edificio matriz de Industrias Ales tanto de Quito como de Guayaquil. De esta manera, centralizaron puntos importantes para generar más eficiencia y eficacia en los procesos.

Gloria Sandoval, gerente de TIC´s  de Industriales Ales, junto con su equipo de trabajo, adoptó este mecanismo  que representa beneficios económicos para la compañía. Se estima que para el final del año 2017 se ahorre entre 25  y  30 mil  dólares en relación a gastos, respecto del año anterior. Los ahorros se evidencian en el consumo de papel, repuestos y mantenimiento de las impresoras.

La externalización es una buena oportunidad para conseguir nuevos retos, ya que ahí se propone, con innovadoras prácticas, lo mismo que muchas veces lo hacemos de manera conservadora”

EC Solutions incorporó centros de copiado con 4 impresoras de alto rendimiento para cada ciudad. El pago del servicio se mide por click, es decir que si se imprimen 20 hojas se cobrará 20 clicks. De esta manera, esta modalidad ha generado menor costo de impresión y menor gasto en insumos. Respecto a la seguridad de la información, a cada empleado se le asignó una clave personal que debe ingresar al momento de imprimir su documentación.

Además, de los centros de copiado se logró un valor añadido con la implementación de un módulo de gestión documental. En la primera fase, se centralizó en los centros de copiado la administración de los contratos. El encargado de impresión, también, digitaliza los contratos y los ubica en un índice que está al alcance del personal autorizado de la compañía. En este índice se incluye la fecha de inicio, vencimiento y responsable del contrato. Además, si este está próximo a vencerse, el sistema emitirá una alerta a la persona responsable del contrato para su seguimiento.

Para comprobar la viabilidad del contrato, el área de IT se basó en una investigación previa. “En algunos casos, personas que no utilizaban mucho la impresora tenían a su alcance impresoras de alto volumen, y en otros sucedía lo contrario, personas que requerían de una mejor impresora contaban con un producto de menor rendimiento”, mencionó Sandoval. Es por eso que el área decidió realizar una matriz para reubicar las impresoras.

“Los gerentes de IT  deben convertirse en asesores del negocio y tener la capacidad de integrar las áreas a través de las nuevas tecnologías”.

Industrias Ales continua utilizando las impresoras que disponían antes de la reingeniería, y se las utiliza en áreas que presentan dificultades de movilización, y por lo tanto, no pueden acercarse al centro de copiado, como por ejemplo, el personal de bodega, envasado o planta de producción.

Tras haber culminado este proceso en la empresa, Gloria Sandoval, sugiere a las organizaciones que identifiquen costos ocultos y evalúen si es posible contratar servicios bajo externalización  ya que los beneficios se evidencian al momento de su implementación.

 

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