Tableau: un ahorro de película

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Las oportunidades de negocios se perdían y con ello, también se desvanecían posibles beneficios para la empresa, para sus empleados y para el usuario. La razón: “no teníamos información actualizada y en línea, al momento que se la requería”, nos comenta, Eduardo León, jefe de Sistemas y Comunicaciones de Multicines.

Esta empresa de entretenimiento fue creada hace 20 años y hoy cuenta con 6 sucursales ubicadas en los principales centros comerciales de Quito y Cuenca. La localización, las características  y la magnitud de la compañía, pues recibe alrededor de 4 millones de personas anualmente, hacían indispensable que se cuente con información diaria que permitiese realizar los análisis financieros, de ventas, de marketing, comportamiento de los clientes, rentabilidad de un producto concreto, entre otros, con el fin de tomar las mejores decisiones.

El jefe de Sistemas comenta que las principales dificultades versaban sobre la manipulación de los datos, la ausencia de información en línea  y la continua elaboración de reportes. El área de sistemas debía realizar reuniones con todos los departamentos para determinar la prioridad para hacer los reportes de  acuerdo a la urgencia “esto provocaba grandes tensiones entre los directores de áreas y nos tomaba gran parte de nuestro tiempo útil extrayendo información de cada sucursal, luego, con un proceso poco automatizado, la consolidábamos en Excel,  hacíamos las operaciones requeridas y presentábamos el reporte, el mismo que nos podía tomar entre 3 y 15 días. Incluso el reporte consolidado podía llevar entre 15 y 30 días”.

Pero lo que era aún más penoso, señala Eduardo León, es que en las reuniones de gerencia cada departamento contaba con diferentes datos, lo que impedía un cabal análisis y una rápida toma de decisiones.

SOLUCIÓN

La búsqueda de una solución para enfrentar estos cuellos de botella se la realizó, entre las opciones de lo que se conoce como inteligencia de negocio (o Business Intelligence, en inglés),  que consiste en la conceptualización de aquello que permite transformar los datos en información y ésta en conocimiento que posibilite la toma de decisiones.

“Comparamos aspectos técnicos que tengan posibilidades futuras de desarrollo, facilidad de implementación, manejo sencillo para personas sin conocimientos sobre bases de datos, acceso para el mayor número de usuarios y sobre todo, costos adecuados especialmente bajo una modalidad de pago por servicio. Bajo esas consideraciones nos decidimos por Tableau”, señala el jefe de sistemas de Multicines.

León agrega que fue “BI Solutions, representante para Ecuador de Tableau, la empresa que nos proporcionó la herramienta ofreciéndonos el  soporte, capacitación y todo el acompañamiento necesario para la exitosa implementación, que duró alrededor de tres meses”.

CARACTERÍSTICAS DE LA HERRAMIENTA

El proyecto consistió básicamente en extraer diariamente la información de cada sucursal y enviarla a un servidor centralizado o base de datos corporativa (Data Warehouse) que la integra, depura, procesa y realiza uno o varios análisis en Tableau, de tal manera que permite un análisis desde diversas perspectivas, a gran velocidad y en tiempo real.

León destaca que Tableau apunta al usuario final que no conoce sobre el manejo de bases de datos, pero que requiere la información en modelos gráficos amigables, reportes con diversas combinaciones, moviendo calendarios, filtros, etc. Agrega que además cuenta con un menú de indicadores que son variables más precisas de seguimiento de las diversas gerencias, ejemplos: el índice de valor per cápita; cuántos boletos se vendieron y se tradujeron en la venta de dulcería; tiempo de venta promedio en la dulcería, entre otros.

“Esta herramienta nos permite el manejo de información de manera oportuna y en tiempo real, además de un análisis por sucursal o por todas las sucursales de manera consolidada, de toda la información o extractos de ella, incluyendo datos de hasta hace dos años, y permitiendo exportar a Excel para hacer algún cálculo adicional. Cada uno de los usuarios ya tiene el reporte como él lo necesita y puede enviarlo a la gerencia en cualquier momento que la requiera”, recalca el ejecutivo de Multicines.

BENEFICIOS PALPABLES

El próximo abril, Tableau cumple 3 años de haber sido implementada en Multicines, con resultados óptimos, reduciendo al mínimo el tiempo de espera por un reporte, y el aumento de la utilización del tiempo de cada departamento en su razón de ser y no en la solicitud, consolidación y/o elaboración de reportes.

Para León también es importante que esta herramienta tiene un gran potencial a futuro, se puede adaptar a nuevas funcionalidades como el pago con celular (conocido como PayPhone en inglés), o ingresar continuamente nuevos filtros de acuerdo a la necesidad del usuario.

ANTES  

  • Información centralizada, desactualizada.
  • El reporte consolidado podía demorar entre 15 y 30 días.
  • Se hacía doble trabajo: se ingresaban los datos en Excel y luego se enviaba a la aplicación.
  • Saturación del trabajo del departamento tecnológico, pues debían hacer todos los reportes
  • No todos los usuarios (internos) podían acceder a la información y hacer sus propios análisis.
  • Tensión entre los departamentos, pues tecnológico priorizaba entre el departamento financiero, ventas, marketing, etc. para enviar la información consolidada.

AHORA:

  • Información descentralizada y en tiempo real que ha impactado especialmente en los departamentos de ventas y marketing.
  • Todos los usuarios (internos) pueden acceder a la información en cualquier momento analizarla y utilizarla de acuerdo a sus necesidades, utilizando el menú de reporte, o con extractos puntuales.
  • El usuario final que no conoce sobre el manejo de bases de datos, tiene la información en modelos gráficos amigables, reportes con diversas combinaciones, puede mover calendarios, filtros, etc., de acuerdo a su necesidad.
  • Cada departamento puede trabajar en su tarea esencial y no en la solicitud de información y/o elaboración de reportes.
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