Motransa implementa gestión documental

En Motransa, comercializadora de automotores,  se implementó un sistema de gestión documental que tomó en cuenta los procesos internos de la compañía. Por un lado, se identificó la necesidad de contar con un rápido y fácil acceso a la documentación histórica de manera que haya agilidad en las actividades que dependen de ellos; además, se buscaba mantener un orden en la documentación y evitar los conflictos que involucra el uso de archivos físicos.

Los resultados aparecieron en poco tiempo, la empresa se benefició al tener rapidez y fluidez en los procesos. “El acceso a la información para hacer consultas o revisiones favoreció a resolver temas de auditoría interna de forma oportuna”, señaló Mauricio Torres, jefe de Información y Tecnología de Motransa C.A.

El proyecto tuvo el apoyo de la gerencia general que lideró el cambio y facilitó la colaboración y el compromiso de todas las áreas y sus gerencias y posibilitó una implementación exitosa, además, el gerente conocía el flujo de los procesos de la organización  agilitando la implementación de la gestión documental.

Respecto al papel que cumplieron los colaboradores mencionó que los cambios obligan a actuar de diferente manera y en esa medida para no generar el rechazo de los empleados se realizaron talleres capacitación para el usuario final, además, se realizaron manuales para una mejor comprensión del sistema. Aun así, se presentaron dificultades, pero con el soporte adecuado lograron que el proceso sea más transparente y haya congruencia con todos los datos.

Finalmente, incorporaron al gestor documental, la facturación electrónica de manera que ya no es  necesario imprimir los documentos que nos envían por mail, menciona Torres.

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