Un proyecto de outsourcing valora costos, seguridad y tiempo

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La contratación de servicios de outsourcing o externalización es una de las soluciones que adoptan los directivos, una vez que han  considerado  los beneficios financieros para la organización. Aunque definir si  una empresa está lista o es apta para ello, requiere un análisis previo. Arturo Salvador, con amplia experiencia en finanzas  y actual gerente Financiero de la Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana EP, FLOPEC,  sostiene que es viable que las actividades o funciones que no sean parte del core business sean externalizadas. “Para tomar una decisión de contratación de outsourcing, se debe realizar un proyecto que demuestre que la empresa tendrá mayores ingresos o menos costos  sin afectar a los servicios o productos”

En un banco, por ejemplo, debe generar una tasa interna de retorno, TIR,  más allá de lo que significaría operar con recursos propios, comenta el experto financiero.

La contratación de outsourcing es un proyecto de la empresa donde se involucran varias áreas y cada una cumple un papel en la adopción y funcionamiento en este proceso económico empresarial. Básicamente, el área funcional donde se realizará la externalización, el área de tecnología y financiera, son las que lideran una vez que el proyecto se desarrolla.

El mayor reto de IT en un proceso de externalización en una organización es demostrar y asegurar que la información de la empresa está segura.

La gerencia técnica define lo que es viable según los lineamientos de seguridad de la organización. El área de IT deberá proteger los datos sensibles para evitar incidentes o fuga de información al compartir  datos con la empresa prestadora de servicios; el área financiera  ayudará a construir el proyecto, analizará la viabilidad económica del mismo; y finalmente, el área funcional, es decir donde se requiere contratar una actividad bajo esta modalidad.

En esta área se debe analizar las implicaciones sobre los clientes internos y externos según el tipo de externalización, por ejemplo, si una empresa decide externalizar la contabilidad,  la afectación directa es sobre el cliente interno; sin embargo,  al cliente externo puede afectarle las acciones que se den sobre procesos de servicio al cliente o de  venta, menciona Salvador.

El papel del área financiera en el  desarrollo de todo el proyecto es  analizar previamente y comparativamente en una proyección  de 3 a 5 años las implicaciones  económicas del proyecto. Lo que el área realiza, dice Salvador,  es un cálculo del valor presente, los flujos futuros y los compara con los datos actuales.

Por ejemplo, si una empresa define que las actividades de nómina o rol de pagos lo realizará una empresa externa, se analiza la infraestructura física asignada por la empresa, es decir el número de colaboradores que trabajan en esta actividad, además, otros costos por  suministros, equipos tecnológicos, licencias del software que utilizan,  remuneraciones de los colaboradores que realizan el proceso de nómina. Estos valores, que representan el pago por mantenimiento de la estructura actual, se ajustan anualmente.

El beneficio económico para la empresa, se determina preparando los flujos de caja futuros para la estructura actual y los flujos proyectados para el caso de outsourcing, señala Salvador.  “El costo que adicional que debe considerarse en un proyecto de externalización es un costo inicial por la consultoría y establecimiento de los procedimientos que se requieran, para que los siguientes meses fluya adecuadamente la información y se optimice el proceso”.

“Al final, el gerente general toma la decisión de llevar a cabo o no el proyecto de externalización”.

Un proyecto de outsourcing debe demostrar que al hacerlo, la empresa obtendrá mayores ingresos o menores costos.

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